Вопрос:

В связи с использованием для служебных поездок личного легкового автомобиля марки "Honda" торговому представителю организации на основании приказа руководителя выплачивается ежемесячная компенсация в сумме 2500 руб. Рабочий объем двигателя автомобиля 2500 куб. см. Компенсация выплачивается через кассу организации. В каком порядке осуществляются компенсационные выплаты работнику за использование им личного легкового автомобиля в служебных целях, каков порядок налогообложения данных выплат, как отражается данная операция в бухгалтерском учете?


Ответ:

Компенсация работникам за использование личных автомобилей для служебных поездок предусмотрена законодательством о труде (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Такая выплата производится, в частности, в случаях, когда должностные обязанности работника связаны со служебными разъездами. Размеры компенсации устанавливаются в соответствии с соглашением сторон.

Условия и порядок выплаты компенсации работникам бюджетных учреждений и организаций за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.
В целях налогообложения прибыли согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы организации на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и принимаются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Норма компенсации для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см установлена в п. 1 указанного Постановления в размере 1500 руб. в месяц. В налоговом учете организация отражает сумму компенсации в данном размере в составе прочих расходов. На основании положений п. 38 ст. 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли сверхнормативные расходы на выплату компенсации (в данном случае в сумме 1000 руб.) не учитываются.

Согласно п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ и ЕСН все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. При этом в соответствии с позицией Минфина России (см. Письмо от 14.03.2003 N 04-04-06/42 (ответ на частный запрос налогоплательщика)) и МНС России (см. Письмо от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта") при определении не облагаемых НДФЛ и ЕСН компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться Постановлением N 92. Таким образом, указанные выплаты в пределах норм, утвержденных Постановлением N 92 не включаются в налогооблагаемый доход при определении налоговой базы по НДФЛ и по ЕСН.

Сумма компенсации, начисленная сверх указанных норм, также не облагается ЕСН, так как такая выплата не учитывается при исчислении налога на прибыль и в соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ не признается объектом налогообложения.

Расходы, возникающие у торговой организации при продаже товаров, в соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, являются расходами по обычным видам деятельности. Поскольку работник организации в данном случае для выполнения служебных обязанностей использует личный автомобиль, то в целях бухгалтерского учета компенсация, выплачиваемая работнику на основании приказа руководителя, учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности.

Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В бухгалтерском учете сумма компенсации, начисленной торговому представителю организации за использование им личного легкового автомобиля для служебных поездок, в размере, установленном руководителем организации, отражается по кредиту счета 73 в корреспонденции в данном случае со счетом 44 "Расходы на продажу".

Содержание операций  Дебет Кредит  Сумма,
руб.
 Первичный
документ
Начислена торговому
представителю компенсация
за использование личного
легкового автомобиля в
служебных целях
 44  73  2 500   Приказ
руководителя
организации,
Бухгалтерская
справка
 Удержан налог на доходы
физических лиц
(1000 х 13%)
73
 68  130  Налоговая
карточка
 Выплачена компенсация
(2500 - 130)
 73  50  2 370  Расходный
кассовый ордер
 Отражено постоянное
налоговое обязательство
<*>
 99-3  68  240 Бухгалтерская
справка-расчет

------------------------------
<*> Величина сверхнормативных расходов при выплате компенсации, формирующая бухгалтерскую прибыль отчетного периода, не учитывается для целей налогообложения прибыли (п. 38 ст. 270 НК РФ). В терминологии Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, она называется постоянной разницей (п. 4 ПБУ 18/02).
На основании положений п. 7 ПБУ 18/02 постоянное налоговое обязательство определяется как произведение постоянной разницы и ставки налога на прибыль, действующей на отчетную дату, и отражается в бухгалтерском учете на счете 99 "Прибыли и убытки" на отдельном субсчете (например, субсчет 99-3 "Постоянное налоговое обязательство") в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам". В данном случае постоянное налоговое обязательство равно 240 руб. ((2500 руб. - 1500 руб.) х 24%).

Р.А.Митрофанов
Консультант-эксперт
сектора бухгалтерского и налогового
консультирования
ООО «Консалко-НН»