Вопросы организации семинаров

Вопросы организации семинаров 06.04.2015

Сегодня на рынке образовательных услуг пользуется популярностью обучающий семинар по фз 44 и другие курсы по проведению государственных закупок и получению государственных заказов. Семинар является одним из самых важных маркетинговых рычагов расширения клиентуры и увеличения продаж. Грамотное планирование семинара определяет конечный успех мероприятия. Что же необходимо для успешного проведения семинара, например, по рекламе нового товара компании?

1. Программа мероприятия.

Она зависит от цели семинара. Допустим, вы представляете новое программное приложение. Тогда рекомендуется включить в программу несколько докладов, где один раскроет актуальность проблемы, решаемой с помощью нового ПО, другой представит описание и работу нового продукта, третий информирует об опыте экспериментального применения и внедрения. Обязательными пунктами программы должны быть перерывы на кофе-брейк, а также обсуждение докладов.

2. Выбор темы.

Название темы докладов и семинара должны быть привлекательны и актуальны для участников мероприятия. Грамотная её формулировка обеспечивает начальную заинтересованность и внимание слушателей к докладам. Для этого часто применяется название темы в вопросительной форме, например, «Как первым получить госзаказ?» или в виде заманчивого предложения, к примеру: «Бесплатное проведение семинаров на сайте tenderplus.spb.ru!» и т.д.

3. Выбор даты проведения.

Она не должна пересекаться с другими важными для участников мероприятиями. Не рекомендуется проводить семинары в предвыходные и предпраздничные дни и в период массовых отпусков, когда большинство приглашённых не смогут прибыть на семинар по причине их отсутствия.

4. Выбор места проведения.

Оно должно быть легко доступным общественным транспортом, находиться ближе к центру города, если нет привязки к конкретному объекту. Обычно для этих целей арендуется оборудованное помещение в кинотеатре, отеле или бизнес центре.

5. Составление перечня участников.

Эту работу следует поручить отделу продаж, который обладает полной информацией о клиентурной базе компании, заинтересованной в вашей новой продукции. Если такая база ещё не наработана, то можно получить сведения через информационное агентство. Рассчитывая количество мест, учтите, что из 100 приглашённых обычно выражает заинтересованность около 20, а прибывает на семинар не более 10 участников. Значит всегда нужно приглашать с солидным запасом.

6. Реклама мероприятия.

Это важнейший этап организации семинара, определяющий его эффективность. На этом этапе следует издать пресс-релиз о готовящемся мероприятии, графические схемы и макеты, разработать и разнести приглашения. Специалисты по пиару рекомендуют реализовывать компанию по рекламе семинара параллельно по телевидению, в СМИ, в Интернете.

7. Установка срока подготовки докладов лекторам.

Дата должна быть определена заранее для того, чтобы докладчики успели вовремя подготовить материалы, и была возможность их корректировки до начала мероприятия. Доклады должны соответствовать теме семинара, выполнены в едином стиле. Они должны содержать интересные и актуальные сведения. Краткие тезисы должны быть собраны отдельно для удобства ознакомления.

8. Подготовка раздаточного материала.

Следует закупить для участников семинара раздаточный материал в виде буклетов, блокнотов для записей, ручек, моделей или образцов продукции. Подготовить визитные карты для организаторов, докладчиков, тренеров, анкетные листы для участников.

9. Подготовка списков участников.

Накануне открытия семинара следует составить окончательный список приглашённых участников мероприятия, по которому приготовить раздаточный материал, провести репетицию с организаторами с прослушиванием докладов, проверкой оборудования. На этом подготовительный этап организации семинара завершается.